Approfondimenti
Centralino Virtuale questo sconosciuto

Iniziamo con definire che cosa è un centralino telefonico classico, ovvero un apparato (hardware) installato presso la sede di una azienda, che serve a mettere in comunicazione tra loro i vari apparecchi telefonici interni o, attraverso una o più linee telefoniche, a farli comunicare verso la rete telefonica esterna.

Il centralino virtuale, definito anche con le seguenti denominazioni Virtual PBX, Cloud PBX, centralino virtuale VoIP, è in grado di svolgere le medesime funzioni di base, senza però dover essere installato presso la sede utente, ma risiedendo esternamente presso il provider che fornisce il servizio.

Il collegamento tra la sede utente e il centralino virtuale, avviene attraverso Internet, requisito necessario per poter utilizzare il servizio remoto. Questo comporta che non sarà più necessario possedere diverse linee telefoniche per gestire più telefonate contemporaneamente, ma utilizzando un’unica connessione verso la Rete, si potrà trasmettere dati, voce e video.

La qualità della connettività Internet è fondamentale per utilizzare un centralino virtuale, tenendo comunque presente che, al massimo, una singola telefonata ad alta definizione necessità di circa 100 kb per secondo, e, nel caso si utilizzino dei codecs di compressione, si può arrivare a 32 kb per secondo. Questo impiego marginale di banda e la crescente disponibilità di collegamenti internet a banda larga (ADSL) e banda Ultra-Larga (FTTC FTTH FWA) hanno contribuito notevolmente alla diffusione delle soluzioni di centralino virtuale.

Il centralino virtuale supporta i diversi apparati telefonici, per gestire le chiamate in ingresso ed in uscita, dai classici telefoni con e senza filo, ai telefoni IP fissi e/o cordless. Inoltre è possibile sfruttare smartphone, tablet, notebook e computer purché dotati di softphone (software scaricabili anche gratuitamente).

Il principale vantaggio ad implementare un centralino virtuale è l’eliminazione dei costi di installazione, operativi e di gestione del centralino, in quanto non occorre investire in hardware, da installare presso la propria sede, e di conseguenza o avere in azienda risorse in grado di gestire e mantenere il sistema o stipulare onerosi contratti si assistenza. Tutte queste attività saranno svolte dal provider del servizio.

Oltre al risparmio economico, gli ulteriori vantaggi dall’utilizzo di una soluzione di centralino virtuale sono:

• Offrire al proprio personale la possibilità di lavorare in remoto, come se fosse in ufficio da qualunque luogo nel mondo.
• Migliorare l’immagine dell’azienda, in quanto le soluzioni di centralino virtuale sono altamente professionali e complete, e mettono a disposizione di piccole e medie aziende, le stesse funzionalità utilizzate da aziende più strutturate.
• Crescere con l’esigenze dell’azienda, infatti è possibile aggiungere o rimuovere interni con estrema facilità.
• Facilitare l’utilizzo del centralino, visto che la componente più complessa non risiede in azienda e quindi non necessità di una gestione interna.

Di seguito riportiamo alcune delle principali funzionalità tipiche di un centralino virtuale:

• IVR (Interactive Voice Response), risponditore automatico con dirottamento preimpostato;
• deviazione chiamate anche a cellulare;
• gestione delle code e routing intelligente verso altri interni o segreteria;
• fax server (virtual fax machine) e fax in e-mail;
• storico del traffico o CDR (Call detail records);
• programmazione di black list e di white list;
• impiego del numero identificativo senza alcun vincolo di prossimità agli uffici o agli stabilimenti;
• convergenza di telefono fisso, smartphone e e-mail in chiave UC (Unified Communications);
• supporto alle videoconferenze;
• video chiamate;
• integrazione con CRM e altri database che contengono liste di contatti e anagrafiche;
• possibile ampliamento a tool di chat e instant messaging.

Il centralino telefonico virtuale offre alle aziende l’opportunità di virtualizzare la propria infrastruttura di comunicazione, liberando, in questo modo, risorse economiche e professionali, da attività “non core” (demandandole a partner specializzati), per dedicarle ad attività “core” per l’azienda stessa.